Incluso en estos momentos de incertidumbre económica, las empresas necesitan aguantar la presión de reducir costes, lo que podría suponer un problema para los proyectos iniciales de comunicación unificada. Los administradores de TI deben prestar atención a los productos CU que ya hay en el mercado. Algunas soluciones, como las de Unison, se ofrecen con muy pocas funciones. Otras, como las de Microsoft, son más completas, pero su precio es muy elevado.

La recesión económica está forzando a las empresas a reducir el dinero disponible tanto en capital como en gastos operacionales, y los posibles proyectos de comunicación unificada son los primeros en verse afectados por estas presiones financieras.

Con esta circunstancia en mente, los clientes que quieren poner en marcha soluciones CU deberían centrarse en los objetivos de negocio que tienen que alcanzar antes de considerar la oferta de productos existente. Es muy importante que los costes de estos proyectos no sean elevados, porque de otra forma podrían provocar la anulación del despliegue de la aplicación CU desde el principio.

Por una parte, los negocios apuestan por la comunicación unificada porque puede mejorar y extender la comunicación dentro de la organización. Un sistema CU tiene que responder a las distintas exigencias de comunicación que tienen los usuarios y servir para darles acceso estén donde estén, desde cualquier red que utilicen y desde cualquier dispositivo.

Cuando se tienen este tipo de herramientas, las expectativas de los empleados –sobre todo las de los más jóvenes o las de los que están acostumbrados a utilizar estas funciones en su vida profesional y personal- se ven recompensadas y se consigue tenerlos motivados e implicados con la organización.

Sin embargo, desde el punto de vista empresarial, la solución CU debería también responder a los objetivos de negocio y proporcionar cambios críticos con respecto a cómo la empresa consigue sus objetivos. Dependiendo del origen de la iniciativa de comunicación unificada en la empresa (por ejemplo, el departamento que esté dirigiendo el proyecto), el despliegue de esta infraestructura debería reducir costes por desplazamiento, incrementar la productividad del usuario gracias a las funciones de colaboración y videoconferencia, mejorar la eficiencia operacional gracias a las aplicaciones de presencia e integración de negocio, o mejorar las interacciones con clientes y socios.

En una economía en declive como la que sufrimos en estos momentos, es posible que la tendencia sea la del continuismo, es decir, seguir haciendo lo que ya se estaba haciendo y funcionaba. Sin embargo, esta estrategia puede frustrar los objetivos de negocio subyacentes. Quedarse con el equipo existente no supondrá un ahorro de dinero si las aplicaciones empresariales y las bases de datos no pueden integrarse en el sistema con pocos costes, si los trabajadores no tienen acceso a las herramientas que necesitan cuando están fuera de la oficina, o si la infraestructura no puede soportar los nuevos modos de comunicación y tipos de contenidos –sobre todo vídeo y voz en alta definición- que la compañía requiere. De hecho, para la mayor parte de las compañías, se necesitarán nuevas herramientas, y estas tendrán que responder a un rápido retorno de la inversión.