El consejero delegado técnico de Flatiron Solutions, Eric Severson, explica cómo hacerlo y por qué es una buena idea.

¿Recuerdas cómo era el mundo antes de que existiesen los procesadores de texto? En aquellos oscuros tiempos de la edad de piedra, los documentos se escribían con máquinas de escribir. Las secretarias escribían al dictado. Si querías que un documento sencillo o un informe pareciesen profesionales, tenías que trasladarte a la imprenta local. Si querías que algo se publicase, tenías que hablar con ellos y con una editorial.

Por eso la llegada de Microsoft Word y Adobe FrameMaker a mediados de los ochenta supuso una gran revolución. De repente, se hizo posible producir nuestros propios documentos, y hacer que se vieran bien. Cuando las interfaces WYSIWYG (“lo que ves es lo que obtienes”) evolucionaron, empezamos a poder controlar la manera en la que nuestro documento aparecería impreso. A partir de entonces, pudimos cambiar el formato a uno más de nuestro gusto con un simple clic. Por todo esto, estos programas se han convertido en las herramientas favoritas de autor de todo el mundo y en parte indispensable de la industria.

Comunicación instantánea

Pero el mundo ha cambiado desde principios de los ochenta. Nuestras necesidades están condicionadas ahora por nuevas exigencias. Seguimos utilizando documentos impresos y de apariencia profesional, pero ya no son la forma más habitual de comunicación entre la gente. Ahora vivimos en un mundo en línea dominado por el correo electrónico, las páginas Web, los wikis y los blogs. Este mundo en línea está habitado por usuarios que cada vez tienen menos paciencia con los documentos impresos. Google y la Web nos han creado la necesidad de poder acceder a información actual, disponible e importante de manera instantánea, a través de dispositivos que podamos llevar en nuestros bolsillos y sujetar con las manos.

Y por muy sencillas y familiares que sean, las herramientas de autoría WYSIWYG no fueron diseñadas para este nuevo mundo. El que te ayuden a imprimir un documento no tiene importancia si tus canales principales de publicación son los sitios Web dinámicos y los dispositivos portátiles. Además, si la necesidad real de tus lectores es obtener una información concreta, escribir grandes documentos para la impresión podría hacer que se distrajesen de lo que de verdad necesitan.

Componentes comunes con funciones comunes

Dado que el suministro de información es cada vez más complejo, no podemos tampoco permitirnos el coste y el tiempo asociado a la creación de documentos y páginas web artesanales. Piensa en el caso de un fabricante que ofrece muchos productos divididos en familias de productos. Aunque cada producto es único y va dirigido a una audiencia diferenciada, muchos de los componentes y las funciones serán comunes a todos ellos.

Ahora piensa en la documentación que acompaña a estos productos. Es muy posible que cada producto vaya con un manual de instrucciones y algún tipo de especificación técnica. Cada producto aparecerá sin duda en varios catálogos, panfletos y material para la venta. Es más que probable que toda esta información se repita también en un buen número de páginas Web. Asimismo, es posible que haya sido traducida a numerosos idiomas.