En el primer artículo de esta serie, el consejero delegado técnico de Flatiron Solutions, Eric Severson, introducía el concepto de autoría basada en componentes y describía sus beneficios para la empresa. En este segundo artículo, Severson explica cómo funcionan estas herramientas, por qué se ha elegido a DITA como estándar XML y por qué se necesita un CMS para hacer el seguimiento de todos los componentes.

La autoría basada en componentes implica desmenuzar la información en componentes más pequeños y reutilizables que puedan después ser fácilmente recombinados para darles salida a través de distintos formatos y canales. Como ya no es necesario mantener la misma información en múltiples lugares, las empresas han podido ahorrarse entre un 30 y un 50 por ciento en costes de autoría, revisión y producción. Además, se han podido ahorrar hasta un 70 por ciento en costes de traducción.

Los sistemas de autoría basada en componentes ha facilitado también el suministro de información dinámica y personalizada combinando los componentes adecuados según las necesidades de cada usuario. Pero, ¿cómo funciona en realidad este sistema? Básicamente, se puede hablar de cuatro piezas fundamentales en el puzzle:

1. Una nueva forma de escribir: se piensa en la información en términos de componentes reutilizables y no como un conjunto de documentos, libros o páginas Web.
2. Formatos y herramientas no propietarias: pasando de procesadores de texto y formatos de edición propietarios a formatos y medios neutrales.
3. Dando seguimiento a todos los componentes: la tecnología de gestión de contenidos se utiliza para almacenar, mantener y dar seguimiento a las relaciones que establecen los componentes de la información.
4. Recogida y suministro flexible: utilizando herramientas de edición de última generación basadas en XML para obtener múltiples formatos de salida.

Una nueva forma de escritura

Para que los contenidos sean flexibles y ágiles, no pueden manejarse como si fueran una serie de libros o manuales. Es necesario descomponerlos en bloques más pequeños. Aunque esto podría hacerse de muchas maneras, la forma más útil de hacerlo es separándolos por subtemas.

Si quiere formar parte de un tema, una pieza de contenido debe cubrir un tema específico, tener un objetivo identificable y ser capaz de funcionar de forma autónoma (por ejemplo, que no necesite un contexto específico para tener significado). Los subtemas no empiezan con “como diremos después” o terminan con “como hemos descrito más arriba”, y no se refieren implícitamente a otra información que no sea la contenida en ellos. El objetivo de estos subtemas es que sean totalmente reutilizables, en el sentido de que puedan ser utilizados en cualquier contexto donde la información que ofrece el subtema se necesite.

Ya que los subtemas son independientes además de reutilizables, pueden también ser mezclados y emparejados fácilmente en una gran variedad de publicaciones. Por ejemplo, si la descripción de una familia de productos estándar se mantiene como subtema, puede incluirse, digamos, en todas las publicaciones de los productos relacionados. O si muchos manuales técnicos contienen el mismo procedimiento, se puede utilizar como un único subtema y reutilizarse, digamos, donde se necesite.