Paso 2: Actualizar las políticas internas de la empresa para que reflejen el uso del wiki. Muchas empresas han desarrollado políticas de blogs en respuesta al increíble éxito que han tenido los blogs personales en la Web. Algo parecido ocurre con el wiki. Si ya has elegido la aplicación que mejor se adapta a tus necesidades, el siguiente paso será actualizar las políticas internas de la empresa para los usuarios del wiki.

Se debería señalar claramente que la información de esta red es privada y que, aunque puede facilitar la comunicación, no por eso tiene que ser más accesible. Como se trata de una aplicación empresarial, el contenido del wiki no debería salir del entorno de trabajo. Además, esas políticas deberían establecer no sólo la forma en la que los empleados y los departamentos participan en unas u otras secciones del wiki, sino también convenir cuáles serán las secciones que estarán disponibles para el público y las que sólo circularán internamente.

Paso 3: Incentivar la participación en el Wiki. Ya tenemos el wiki y las políticas corporativas que dirigirán su uso, pero aún nos queda conseguir que la gente de la empresa lo utilice para comunicarse. Hay que tener en cuenta los distintos grupos de edad que se congregan en cualquier entorno de trabajo, algo que incide en la opinión sobre la conveniencia o no de utilizar esta herramienta. Los jóvenes entran en la empresa con un bagaje tecnológico muy grande y asumen mucho mejor los cambios tecnológicos rápidos.

La generación con edades comprendidas entre 40 y 50 años no son tan fáciles de convencer y necesitarán un pequeño impulso y formación para que empiecen a aceptar el wiki como forma de comunicación. El departamento de TI puede organizar un plan de formación basado en tres ejes para los empleados más reticentes.

En el primero de ellos se podrían dar clases trimestrales para que los usuarios tengan la oportunidad de experimentar las ventajas de un wiki y hacer sus preguntas. En segundo lugar, el departamento de TI puede dar formación de alto nivel a los ejecutivos, de manera que estos “poderosos usuarios” se conviertan después en guía en sus departamentos y puedan animar a sus empleados a utilizar correctamente el wiki.

Estos usuarios “con poder” pueden convertirse también en enlace con el equipo de TI para cualquier pregunta que tenga el departamento sobre la aplicación, reduciendo así el número de correos pidiendo información sobre cuestiones básicas.

Aunque los primeros momentos de este proceso pueden resultar agotadores en términos de tiempo empleado, es la mejor forma de conseguir que los empleados empiecen a utilizar el wiki ordenadamente y reducirá las llamadas inútiles al servicio de asistencia técnica. Si se hace bien, la implantación de la aplicación nos puede ahorrar tiempo, reducir el uso del correo electrónico en la empresa y en última instancia, ahorrar a la compañía costes inútiles.