El ahorro de costes se ha convertido en una prioridad para todos los responsables de negocio. Cuestión que afecta también a los departamentos de sistemas que se ven obligados a encontrar soluciones tecnológicas que no supongan costes muy elevados y ofrezcan un rápido retorno de la inversión.

Al encontrarse en esa situación, los departamentos de Informática han realizado una profunda revisión de aquellos aspectos técnicos que consumen más recursos económicos de la organización. Como resultado de esa búsqueda, han podido observar la errática política de impresión que se estaba siguiendo en muchas empresas.

A raíz de este descubrimiento y de la situación que atraviesa un mercado que exige ser cada vez más competitivo, los responsables de negocio han abierto los ojos y han decidido implantar estrategias más eficientes y sostenibles en lo que al papel se refiere.

Consumo descontrolado

Existe un abuso generalizado del papel, a menos así lo indican las cifras publicadas por los analistas. Un solo empleado genera un promedio de 10.000 páginas al año, 6.800 de las cuales acaban en la recicladora, o lo que es peor, en el cubo de la basura. Y otro dato significativo, en los países considerados del primer mundo el consumo de papel alcanza los 170kg al año por habitante.

Teniendo en cuenta estos datos, no es de extrañar que en las empresas hayan decidido tomar cartas en el asunto y buscar métodos para revertir esta situación. La adhesión de un pie de página a los correos recomendando no imprimirlos salvo que sea estrictamente necesario y la invitación a los empleados a ser más respetuosos con el medio ambiente van en esta línea.

Sin embargo, nada de esto parece funcionar, puesto que las cifras de consumo de papel anual siguen incrementándose. ¿Cuál es la razón de que esto ocurra? ¿Son los empleados auténticos adictos al papel?¿Desconocen las repercusiones que un consumo excesivo de este material puede tener para el medio ambiente? o simplemente, ¿están cansados de oír hablar de una política más ecológica y han perdido el interés?

La clave está en la motivación

Quizá el problema está en que las empresas no están sabiendo motivar a sus trabajadores en el respeto por el medio ambiente y el menor consumo de papel, consumibles, sobres… Esto explicaría la pasiva actitud de muchos empleados ante las nuevas prácticas sostenibles adoptadas por las organizaciones para las que trabajan.

Ante esta situación, habría que abordar el problema desde otros puntos de vista. Una práctica que está funcionando muy bien en algunas compañías es la concesión de bonus a aquellos trabajadores que mejor utilizan los recursos de impresión de la empresa. Esta innovadora estrategia consigue despertar la curiosidad entre los empleados y les motiva a reducir su consumo de papel de un mes a otro.

Otra iniciativa, menos agradable, pero igual o más efectiva que la anterior, puede ser el establecimiento de un sistema de control que permita establecer cuotas periódicas de impresión por usuarios o departamentos, conceder derechos para imprimir en color solo a determinadas personas de la organización u obtener reportes pormenorizados del uso que se está haciendo de todo el parque de impresoras.

Estas son solo dos ideas, que algunas empresas ya están adoptando, y que pueden ayudar a las compañías a mejorar el control sobre sus recursos de impresión, provocando una efectiva reducción del consumo de papel y como consecuencia de todo ello un importante ahorro de costes y una mejor imagen de marca a través del establecimiento de una política más eficiente y eco-responsable.

Es muy posible que los empleados de su compañía solo quieran una cosa: que usted se lo ponga fácil para abandonar así su adicción al papel.