En numerosas ocasiones las situaciones de impago provienen de la imposibilidad manifiesta de una empresa para hacer frente a una deuda, pero otras veces derivan de una mala gestión administrativa, despiste o retraso en la gestión de esa deuda. Este fenómeno supone para la economía española la pérdida de cientos de miles de puestos de trabajo, condena a muchas empresas a la quiebra y ocasiona cuantiosos gastos financieros.

Muchas organizaciones se han puesto manos a la obra y han impulsado una serie de medidas de control de riesgo y gestión administrativa de impagados para hacer frente al aumento de morosidad de sus clientes. Parte de estas medidas pasan por una buena gestión de los límites de crédito cedidos en la aceptación de pedidos y de las condiciones de pago, un cuidado de la calidad percibida por los clientes, la optimización de los procesos administrativos y una gestión proactiva de cobros y recobros.

Gestión de recobros e impagos

Para gestionar de manera efectiva los impagados, existen en el mercado algunos módulos de gestión de recobros que se pueden integrar con cualquier sistema de software empresarial ERP existente en la empresa. Estos sistemas permiten automatizar y controlar de una forma sencilla y rápida todos los procesos de negocio derivados de la gestión de la deuda: reclamaciones, pagos, gastos, informes, contacto con el cliente, etc. Este tipo de soluciones, denominadas “e-collecting”, al estar integradas con el software de gestión empresarial facilitan la consolidación y gestión de la información en una única base de datos.

Alejandro Salvador es director general de Exact en España

La importancia de este tipo de soluciones estriba en que al tener automatizados los procesos de recobro, es posible generar alarmas en función de la deuda o impagos asociados al mismo. Esta herramienta cuenta con un potente motor de flujos de trabajo electrónicos (workflow) que automatizan, en el caso de la gestión de deuda, las gestiones o acciones a llevar a cabo tras la devolución de un recibo en un momento determinado.

El sistema avisa de manera automática del impago y asigna un flujo de trabajo o tarea a la persona que corresponda para que inicie el primer paso de la gestión administrativa del mismo. Posteriormente, y dependiendo del resultado de esa acción, el fin de esa tarea puede involucrar el comienzo automático de otra por otra persona para que no se pierda un minuto en la gestión de los impagados y siempre quede reflejada la trazabilidad en la gestión de cada uno de ellos.

Al estar todas las peticiones o flujos de trabajo vinculados a sus correspondientes recursos y éstos a su vez a sus proyectos, documentos y activos, podemos tener un control absoluto de la situación de impago en la que se encuentra un determinado cliente, así como un control absoluto de los gastos derivados de la gestión de recobro.

En el caso de que el sistema de gestión de cobros sea online, los empleados involucrados en los procesos comerciales podrán acceder a la información que necesiten en cualquier momento y desde cualquier lugar evitando demoras y errores en el proceso, teniendo la seguridad de que disponen de información actualizada en tiempo real.

Como se ha podido comprobar, minimizar el riesgo de impagos es posible y sencillo. Para alcanzar esta meta las empresas no deben quedarse rezagadas en la implementación de soluciones que les permitan identificar, medir y administrar sus riesgos con los clientes con el fin de que su negocio sea rentable.