Es un proceso habitual que las empresas analicen cómo optimizar recursos y ahorrar costes en todos sus procesos de negocio, incluyendo en esta reflexión las posibles mejoras relacionadas con su infraestructura de TI. Quieren ser más eficaces a la hora de gestionar sus activos, pero sin dejar por ello de apostar por la calidad e innovación tecnológica. Conocen que parte de la clave para hacerlo con éxito radica en poder obtener el máximo partido de sus activos existentes, por ejemplo el parque de licencias de software de las que disponen y desde luego en optimizar la inversión a la hora de adquirir licencias nuevas o acometer un proyecto de migración. Sin embargo, los gestores de TI se enfrentan, año tras año, a la dificultad que entraña conocer en profundidad el heterogéneo panorama de opciones de contratación de los distintos fabricantes de software y el entramado legal, o simplemente a la falta de recursos, para poder acometer la decisión de la forma más ventajosa posible para su empresa.

Existen numerosas herramientas para poder hacerlo obteniendo todas las ventajas. Para licenciar software, una solución óptima puede ser plantearse la realización de contratos por volumen. No se trata sólo de proporcionar las licencias de software que la empresa requiere para seguir trabajando, sino también de asesorarla en materia de costes de adquisición a medio y largo plazo. Por desconocimiento o falta de recursos, las empresas pagan en muchas ocasiones grandes cantidades por la compra de estas licencias y pierden la oportunidad de adquirirlas con importantes ahorros por desconocer otras alternativas.

Licenciar por volumen supone, en muchos casos, ahorrar entre un 30% y un 50% del coste total de adquisición de esas licencias, para empresas de entre 500 y 2.000 empleados. Por ello, se está convirtiendo en una de las herramientas más útiles para las empresas a la hora de abordar la contratación de software.

Si además se cuenta con la garantía de que la compañía que ofrece el servicio, también forma a los empleados y revisa la optimización de los recursos adquiridos, los beneficios se extienden a otras partes del proceso, como la correcta gestión de esas licencias y su implantación. La compañía conocerá en detalle qué licencias tiene, como optimizar las actuales, cuáles debe renovar y, con ello, conseguirá ventajas en términos económicos y de tiempo.

Entre los principales beneficios de este tipo de licenciamiento están, además de la garantía de contar siempre con versiones actualizadas y soporte por parte del fabricante- con la consiguiente protección contra posibles amenazas-, mayor agilidad en los procesos y control, además de la seguridad de cumplir con los requisitos legales, con la consiguiente tranquilidad frente a posibles auditorías internas o externas. Si el contrato se gestiona a través de un intermediario, debe exigírsele que no sólo aporte las licencias, sino que permanezca vinculado en todo el proceso posterior a la adquisición siendo el garante de esta optimización a largo de la vida del contrato.

Las empresas y profesionales que se encargan de la estrategia de licenciamiento conocen de primera mano cuáles son las acciones a tener en cuenta para conseguir todos los beneficios, fruto de años de experiencia trabajando con empresas de todos los tamaños y con todo tipo de fabricantes. Al tratarse de una actividad muy específica, lo óptimo es que las organizaciones externacionalicen este servicio para poder centrarse en su “core business”. Los gestores de software externos pueden ofrecer asesoramiento legal, analizando el entramado de software y situación de partida en cada caso, ofrecer la mejor estrategia para la optima gestión de todos los activos de software, los pasos a seguir para obtener los beneficios, no sólo económicos sino en todos los aspectos del proceso a corto, a medio y largo plazo. De este modo la empresa puede centrar los recursos económicos y de personal en el desarrollo de actividades clave para su negocio y así lograr ser competitivos y eficaces ante la competencia y sus clientes.