¿Cómo automatiza su empresa la gestión de las notas de gastos y viajes? Pongamos un ejemplo: El empleado que viaja introduce sus gastos en Excel, imprime la hoja de cálculo y adjunta los recibos. Después se envían a alguien para su aprobación, quizá incluso con un sistema de registro de entrega para que vuelvan a la oficina pertinente.

Una vez aprobados, los datos se reintroducen manualmente en el sistema financiero, y se genera finalmente el pago del reembolso ¿El procedimiento le resulta familiar? No se preocupe, no está usted solo, el caso de su empresa es bastante habitual. Las hojas de cálculo no automatizan nada, sino que crean un proceso lento y costoso que adolece de una visibilidad efectiva de los datos.

La situación económica actual y su fuerte impacto sobre la liquidez hacen patente la necesidad de una mejora en la gestión de gastos. Hemos visto enormes recortes en los gastos de desplazamientos, dietas y gastos de los empleados. Allí donde se dispone de ellos, se ha ampliado el uso de los recursos y herramientas para reuniones online; las políticas de empresa se han vuelto más estrictas y se han aumentado los niveles de aprobación para los gastos. Pero la gestión de los mismos sigue siendo poco eficiente e impide optimizar los ahorros.

Las empresas multinacionales suelen enfocar esta situación desde una perspectiva más integral. The Hackett Group investigó recientemente la manera en la que las compañías gestionan sus gastos y viajes (T&E) y encontró que el 70% de las firmas punteras utilizan herramientas automáticas. El porcentaje estándar de adopción de dichas herramientas en el resto de las compañías es de un 30%. La diferencia en la cuenta de resultados es sorprendente.

De acuerdo con el estudio, las empresas punteras gastaron 4 dólares menos en costes de procesamiento por nota de gastos presentada. Esto es un 40% menos de lo que gastan las empresas que utilizan procedimientos manuales. Para una compañía que procesa miles de notas de gasto al año, el ahorro puede resultar muy significativo. Y aunque estos ahorros son muy importantes, se quedan pequeños al compararlos con la reducción que puede lograrse mediante una adherencia más amplia a las políticas de empresa, el uso de proveedores preferentes, una recuperación mayor del IVA y otros ahorros posibles gracias a la adopción de un sistema automatizado para la gestión del gasto.

Las tarjetas de crédito corporativas a menudo constituyen un paso inicial en la gestión de costes T&E. Muchas empresas han ido más allá, enlazando el proceso de pagos con la gestión de gastos, e integrando sus sistemas financieros con la aplicación de gestión de gastos. Otras han integrado el sistema de reporting y presupuestos con sus soluciones de T&E. Sin embargo, resulta alarmante que muy pocas compañías hayan utilizado los datos disponibles en su sistema T&E para mejorar los procesos de compras.

El impacto positivo de la mejora en las compras puede verse minado por el elemento humano. Las preferencias de algunos viajeros en cuanto a hoteles y aerolíneas, que no están dentro de la lista de proveedores aprobados, pueden incrementar los gastos totales de viaje, aún cuando individualmente cada uno de ellos esté convencido de que está consiguiendo mejores condiciones para su empresa, al no darse cuenta de los descuentos por volumen que peligran gracias a estas elecciones.