La presión normativa actual para garantizar la protección y privacidad de los datos exige a las empresas disponer de un archivo digital fiable en el que puedan almacenar de forma segura sus documentos electrónicos –especialmente las facturas electrónicas y cualquier otro tipo de información con valor legal- y localizarlo con facilidad y rapidez cuando lo necesiten, incluso aunque hayan pasado años desde su última revisión.

Para este fin, los programas de gestión documental incluyen funcionalidades esenciales como el escaneado, la generación de imágenes digitales asociadas a cada texto, el archivo y la recuperación de información y las capacidades para la gestión y distribución de archivos electrónicos. Además de garantizar el cumplimiento normativo, este tipo de software ayuda a las organizaciones a mejorar su productividad y eficiencia operativa y a reducir costes, incluyendo planes eficaces para la recuperación de los datos tras un desastre o caída del sistema.

En España, por ejemplo, el cumplimento de la Ley Orgánica de Protección de Datos ha pasado de ser contemplado por las empresas como una obligación para evitar las duras sanciones impuestas a convertirse en un activo estratégico en sus políticas organizativas. La racionalización que la LOPD introduce en los flujos de información empresariales, evitando las duplicidades y los datos innecesarios que ralentizan la actividad, ha permitido a las empresas cumplidoras ser más eficaces, reforzar sus políticas de seguridad y establecer un mejor control de acceso a la información.

Una de las preocupaciones generalizadas en las organizaciones es la reducción del espacio físico requerido para salvaguardar sus activos de información, así como una rebaja de los gastos de personal asociados a su gestión y administración. El software de gestión documental permite ahorrar tiempo y dinero incrementando al mismo tiempo la seguridad de la información. De esta forma, los documentos sólo se imprimirán cuando sea necesario y, gracias a las funcionalidades de escaneado, no se requerirá la posterior intervención manual directa sobre ellos para su inclusión en las bases de datos o carpetas.

Su archivo, indexación y recuperación serán procesos automáticos, una facilidad de uso que agradecerán tanto los usuarios de negocio como el personal de TI (que deberá atender menos dudas y solucionar menos errores manuales). Al poder ubicar el archivo físico allí donde los alquileres resulten más baratos, la empresa ahorrará una considerable cantidad de metros cuadrados de oficina, al tiempo que disfrutará de la reducción del consumo de papel, del ahorro energético asociado al menor uso de impresoras y fotocopiadoras y de la máxima eficiencia en el tratamiento de documentos. Por ejemplo, varios empleados –pertenezcan o no al mismo equipo de trabajo- podrán utilizar a la vez el mismo documento, que estará siempre localizado, facilitando y agilizando así las gestiones diarias.