Sin embargo, muchos no saben qué es la Web 2.0 e ignoran su importancia dentro del mundo laboral y cultural, incluso aquellos que están pensando en adoptarla. John Newton, presidente y CTO de la compañia Alfresco, arroja un poco de luz sobre el asunto.

Es más fácil explicar qué es la Web 2.0 si definimos la tecnología que la compone. Un conjunto de marcas constituyen las metáforas que describen la nueva manera de emplear la tecnología web: Google para búsquedas, YouTube para videos, Flickr para fotos, MySpace y Facebook para redes sociales y Wikipedia para wikis. Estas marcas, en su calidad de metáforas, se convierten en los sustantivos y verbos que describen la Web 2.0 como una nueva forma de relacionarse, comunicar y compartir en enormes mercados a escala del consumidor.

No se trata tanto de una revolución tecnológica, sino de una revolución en el modo de emplear la tecnología y en la interacción que se deriva de la misma. Entre bastidores, han ido surgiendo innovaciones tecnológicas increíbles, tales como la creación de enormes redes sociales y de nueva tecnología escalable de código abierto. La aplicación del código abierto en la construcción de este tipo de páginas ha hecho posible crear y gestionar páginas web con un presupuesto modesto y distribuir nuevos contenidos y servicios a todo el mundo. Esto ha permitido que una nueva categoría de usuario pueda utilizar tecnología a la que no habían tenido acceso anteriormente.

En consecuencia, las páginas web reaccionaron y evolucionaron con celeridad para adaptarse a estos nuevos usuarios y se dieron cuenta de que los ordenadores podían emplearse como medio de expresión, participación y distribución.

A través de sus ratones, los usuarios eligieron las páginas que les brindaban la oportunidad de expresarse. Las páginas más restrictivas fueron rápidamente descartadas. Aquellas en las que se podía escribir, editar o etiquetar, escalaron en poco tiempo a los primeros puestos en las listas de popularidad. La Web 2.0 se convirtió en una revolución democrática basada en los principios de libertad de expresión y libertad de reunión en internet.
Las páginas de redes sociales permiten participar a todo el mundo simplemente creando su página personal y obligándose a mejorarla y adornarla como respuesta a amigos que hacen lo mismo. Muchas empresas grandes tienen páginas de perfil para sus usuarios, pero es más probable que incluso los altos ejecutivos actualicen su perfil en Facebook o LinkedIn que en la página web de la empresa.

Michael Lynch, director ejecutivo de Autonomy, comentó en estas páginas la necesidad de domar la Web 2.0. Quizás no van por ahí los tiros. La Web 2.0 no es anárquica, y no tiene por qué perjudicar a las empresas. Intentar controlar la Web 2.0 es como intentar detener un huracán. Se trata de un avance real, y las empresas no pueden hacer nada para evitarlo. Cuando las empresas intentan restringir el acceso, se dan cuenta de que los usuarios han burlado los controles o bien los empleados potenciales han optado por otra página.