El aumento de la competitividad y los requisitos que se exigen en muchos sectores, como, por ejemplo, el de las compañías de seguros o el de las entidades financieras, obligan a las empresas a optimizar continuamente sus procesos de negocio. Por ello, un enfoque global orientado a la gestión de procesos de negocio, Business Process Management (BPM) en inglés, permite ajustar el número de procesos y hacerlos más eficientes, consiguiendo reducir el tiempo necesario para adaptar el negocio a los cambios del entorno, y proporcionando a los clientes productos más innovadores, con un mejor servicio y unos costes más competitivos que redundarán en un aumento de beneficios para la organización.

Y es que, para que las empresas logren una elevada rentabilidad y competitividad deben volver a analizar sus procesos de modo que éstos se adapten mejor y más rápidamente a los cambios como son los que suponen las modificaciones legislativas. Éstas conllevan significativos cambios en las organizaciones. Asimismo, el desarrollo de nuevos productos y las exigencias del mercado implican también una necesidad real de optimización de procesos, junto con la necesidad de mantener la precisión, seguridad y transparencia de éstos.

La gestión global de los procesos de negocio

Una solución completa de BPM ha de implicar todas las fases y áreas de un proyecto, tanto las corporativas como las departamentales, además de los sistemas de TI y las interacciones humanas involucradas. En el caso de implantar un sistema BPM en el sector asegurador, por citar un ejemplo, el proyecto abarcaría numerosos procesos departamentales, en los cuales participarían también sistemas externos (examen de bonificaciones, verificación electrónica del seguro, gestión de riesgos y cumplimiento, etc.). El proceso comenzaría con la recepción de la solicitud de cobertura del seguro de un cliente y terminaría con el envío de la póliza y el pago de la prima. Todas estas complejas interacciones que componen el proceso sólo se podrían llevar a cabo de forma rápida y rentable si existe una infraestructura flexible de TI que abarque todas las fases del proceso. Ésta ha de ser capaz de integrar los diferentes sistemas informáticos implicados en el proceso y las tareas humanas, eliminando las limitaciones arquitectónicas y funcionales que normalmente existen.

La gestión global del BPM supone, además, un cambio de enfoque que afecta a todas las etapas del ciclo de vida del proceso. Así, se comienza por el diseño (el modelado del proceso), para continuar con la gestión de su implementación y, por último, con el control de los procesos de negocio. Los sistemas de TI ofrecen hoy en día muchas funciones técnicas, pero a menudo sólo cubren una parte de un proceso. Por otra parte, hay que tener en cuenta que los procedimientos en uso son muchas veces rígidos y de costosa en tiempo y dinero modificación. Todas esas carencias se solventan si se establece un sistema integrado y eficaz de BPM, que cuente con componentes para la modelización, ejecución e integración de procesos, así como para su monitorización y control. El sistema BPM actúa como “abrazadera” entre cada sistema de TI y las actividades de los empleados, y las enlaza en un proceso de “extremo a extremo”.